El Contralor

Definiciones del Contralor

Información Financiera, Sistemas y Políticas Contables.

Información Financiera.
La información financiera debe permitirles a los administradores  identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de la organización.

La información financiera debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta debe ser: comprensible, confiable, neutral, verificable, comparable y representar los hechos económicos de la empresa.

¿Para qué sirve la información financiera?
Tiene por objetivos obtener y proporcionar información histórica, presente, predictiva para la toma de decisiones, el control y administrar eficientemente.

 

Las principales funciones de la información financiera son:

•  Identificar e registrar las transacciones reales.
• Describir todas las transacciones para que se puedan clasificar.
• Cuantificar el valor de las operaciones en unidades monetarias.
• Registrar cada transacción en su periodo.
• Presentar y revelar las transacciones en los estados financieros. 

Procesamiento de la información financiera.

Son controles para verificar que los procesos se realicen en forma completa de acuerdo a los niveles, los estados financieros deben elaborarse en base a los principios contables a los que está sujeta la empresa.

Tipos de información financiera.

La información se requiere en todos los niveles de una organización para operar el negocio y llevarlo a cumplir los objetivos de la organización. Existen dos tipos de información financiera:

Información interna

Información externa

Sistema Contable. 

El sistema contable, debe ajustarse a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva. Proporcionan un método informatizado de registro y seguimiento de las operaciones financieras diarias, mensuales y anuales de una empresa.  

El análisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los siguientes objetivos:

a)    Asegurar la integridad de los datos: Se refiera a que todas las transacciones que deben estar registradas, lo estén.

b)   Asegurar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones: Esto significa que se efectúen de acuerdo con normas y procedimientos aprobados por la gerencia.

c)    Presentar la información financiera en forma confiable: Los estados financieros deben tener cierto grado de confianza acerca de las cifras. Debe existir el principio conservador para salvaguardar el patrimonio empresarial y garantizar su futuro.

d)   Garantizar la oportunidad en la presentación de la información: La información debe ser generada y presentada oportunamente, por la razón: que la información es una herramienta para tomar decisiones.  

Política contable. 

Una política contable regula toda la actividad contable referente a los registros, tratamiento y presentación de las transacciones financieras.  

Las políticas contables son las reglas de juego de un negocio. La realidad económica de un negocio está plasmada en su estructura financiera.

¿Quién define las Políticas Contables?

No es solo el área contable, si no toda la administración. Una gran corporación requiere que se establezcan políticas para el tratamiento y registro de las transacciones financieras.

Procedimientos Contables.

Los procedimientos contables son aquellos procesos, que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. 

 

No debemos olvidar que toda operación registrada terminara reflejándose en las cifras de los estados financieros.

El Control Interno del Ciclo de Tesorería. 

Al ciclo de tesorería le corresponde la implantación de controles en materia de capacitación de recursos, su manejo y custodia, y el programa de egresos. Es el responsable del correcto y eficiente flujo de fondos. Sus actividades están sujetas a las políticas, criterios y decisiones emanadas del área financiera de la organización.

Captación de recursos.

Las fuentes de recursos financieros de una organización tienen dos orígenes:

1. Recursos internos o propios: Están conformados por las aportaciones de los accionistas, la recuperación de las cuentas por cobrar y la venta de activos diferentes a los giro de la entidad.
2. Recursos externos: Se basan en la obtención de todo tipo de créditos y financiamientos, subsidios o apoyos gubernamentales recibidos, de diversa índole.

Manejo y custodia del dinero.

Proceso de caja. 

Desde el punto de vista contable y financiero, la caja es el concepto básico y de mayor transferencia. Desde la perspectiva del riesgo, es la  más vulnerable, debido a los grandes peligros que corre, lo que genera una gran necesidad de protección y control.

El proceso de caja debe iniciarse con una identificación de dónde, cómo y por qué funciona en cada organización particular.

El dinero se debe utilizar en la forma más eficiente posible.

Controles básicos de caja.

El manejo de la caja se interrelaciona con las actividades de ingresos y egresos. Existen ciertos controles que se pueden considerar bajo el concepto de manejo y custodia de la caja:

1. La salvaguarda física debe ser adecuada.
2. Aseguramiento de valores.
3. El dinero en caja debe mantenerse en los mínimos niveles posibles.
4. Dentro de lo práctico, se debe realizar cualquier potencial de utilidades.
5. Afianzar a los empleados.
6. Máxima explotación de los recursos automatizados.
7. Mantenimiento de registros actualizados y reporte oportuno.
8. Control de cheques en banco y otros suministros.
9. Conciliación independiente de las cuentas bancarias.

Manejo y custodia de valores. 

En el caso de una organización típica, el manejo de valores puede ser delegado a una institución financiera. Se deben establecer los procedimientos que garanticen una adecuada contabilización y salvaguarda de los valores. Los requerimientos operacionales incluyen:

• Recepción de valores: Los valores pueden ser nominativos o pagaderos al portador.
  

  
• Manejo de valores: Desde el punto de vista del control, los requisitos a cubrir son la adecuada protección física, registros contables claros y oportunos, acceso a los valores y afianzar al personal que maneja o tiene acceso a los valores.

Egresos. 

El dinero que se recibe queda a disposición de la organización, la cual puede utilizarlo en diversos objetivos: compra de facilidades de operación, pagos de gastos e inversiones.

 Los principales aspectos de control pueden ser:

1. Superación de la función de egresos.
2. Documentación  soporte para la liquidación de cuentas por pagar.
3. Fondos de caja chica.
4. Uso de fondos para anticipos.
5. Control de firmas de cheque.
6. Designación de beneficiarios de cheques.
7. Máxima separación de deberes y responsabilidades.

Proceso de cuentas por pagar.

 

• Naturaleza de cuentas por pagar: Cualquier organización implica gastos que pueden ser distribuidos por materiales, productos, equipos, sueldos y salarios. Estos gastos generan obligaciones a la organización, algunos deben ser liquidados de inmediato y otros en un futuro determinado.
• Creación de las cuentas por pagar: Pueden tener su origen en una gran variedad de causas, la mas grande es la compra de productos y servicios, ya sea para la reventa, o para utilizarlos en la manufactura de productos y servicios vendidos por la empresa. El objetivo es demostrar la razón del gasto en relación con las operaciones de la organización.
• Administración intermedia de las cuentas por pagar: Un adecuado sistema de control interno, ayudan a que los documentos relacionados con cada cuenta por pagar fluyan directamente hacia el departamento correspondiente.
• Revisión final y pago: Consiste en la preparación de la cuenta para proceder a su pago. Para esto debe reunir toda la documentación, los cuales deben ser revisadas independientemente, para luego ser autorizada y finalmente confeccionar el pago de la cuenta.
• Proceso de otras cuentas por pagar: Las mas comunes son los gastos de viaje, las actividades financieras gastos acumulados y los documentos por pagar. Desde el punto de vista del control, se deben concentrar en las condiciones en que se creo este pasivo y los procedimientos para asegurar su pago.